Dernière mise à jour – 01 mai 2024

La POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ de l’Association des Chabot a été adoptée lors du Conseil d’administration du 11 avril 2024. .

Introduction

La présente Politique (ci-après «Politique») donne suite à la Loi 25 : Loi modernisant les dispositions législatives en matière de protection de renseignements personnels dans le secteur privé (projet de loi 64 de 2021).
Elle a pour objectif de démontrer l’engagement de l’Association des Chabot (ci-après l’Association) envers le respect des renseignements personnels de ses membres et de les informer de la façon dont l’Association collecte et gère leurs renseignements personnels, le tout en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et ses règlements afférents.

1. Principes généraux et exceptions

L’Association reconnaît le caractère confidentiel des renseignements personnels de ses membres et s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour en protéger la confidentialité.

L’Association ne donne pas, ne vend pas et ne loue pas les renseignements personnels de ses membres à quiconque.

Dans le cadre de ses activités, l’Association peut être amenée à collecter des renseignements personnels. Elle doit les protéger et ne les utiliser que pour les fins associatives, dans les limites permises par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après la Loi).

Cependant, le quatrième alinéa de l’article 1 de la Loi précise que la Loi ne s’applique pas à la collecte, la détention, l’utilisation ou la communication de matériel généalogique à une fin d’information légitime du public.

2. Définitions

« Renseignement(s) personnel(s) » : signifie tout renseignement concernant une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
« Tiers » : signifie toute personne physique ou morale qui n’est pas membre de l’Association.
« RPRP »: responsable de la protection des renseignements personnels

3. Portée et application de la Politique

Cette Politique s’applique à tous les renseignements personnels des membres de l’Association. Elle est mise en place conformément aux principes suivants :

• Le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels, doit être obtenu des membres, à moins que la loi ne l’exige pas;
• L’Association informe les membres des fins pour lesquelles et des moyens par lesquels elle collecte les renseignements personnels, que ce soit avant ou pendant la collecte;
• L’Association ne collecte que les renseignements personnels nécessaires aux fins associatives, soit la gestion de la liste des membres de l’Association, l’envoi de communications aux membres et la constitution de la banque de données généalogiques de l’Association.
• L’Association n’utilise et ne communique les renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été collectés;
• L’Association s’assure que les tiers, soit ses fournisseurs de services (imprimeur de la revue, webmestre et hébergeur du site, etc.) mettent en place les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité des renseignements personnels de ses membres;
• Un membre peut refuser de fournir son consentement à la collecte d’un renseignement personnel le concernant, ou le retirer en tout temps après l’avoir fourni;
• L’Association conserve les renseignements personnels de ses membres seulement pendant la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

4. Collecte des renseignements personnels

L’Association est susceptible de collecter un certain nombre de renseignements personnels concernant ses membres, y compris :

• les renseignements d’identification notamment le prénom, le nom de famille, le lieu et la date de naissance, la date de mariage (s’il y a lieu);
• les coordonnées incluant l’adresse postale complète, l’adresse courriel, le numéro de téléphone et la langue préférée;
• les renseignements généalogiques concernant les ascendants et les descendants, avec leurs dates et lieux de naissance, de mariage et de décès.

5. Utilisation des renseignements

L’Association n’utilise les renseignements personnels de ses membres qu’aux seules fins auxquelles ils ont été collectés. L’Association utilise les renseignements personnels pour les fins suivantes :

Identification :

Identifier un membre et vérifier l’exactitude de ses renseignements personnels.

Communication :

a) communiquer avec un membre, par téléphone, par courriel, par la poste ou autrement par l’intermédiaire du site web de l’Association;
b) répondre aux questions et demandes des membres et/ou assurer un suivi;
c) envoyer aux membres la revue de l’Association, des messages, des infolettres, des mises à jour, des notifications et des alertes de sécurité, le cas échéant;
d) envoyer aux membres des messages transactionnels (comme des rappels de renouvellement de cotisation et des confirmations);
e) déterminer l’admissibilité d’un membre et lui permettre de s’inscrire, de participer, de confirmer son inscription aux réunions, rassemblements ou événements administrés par l’Association.

6. Conservation

L’Association ne conserve les renseignements personnels des membres que durant la période raisonnablement nécessaire pour accomplir ce pour quoi ils ont été recueillis.

Même si une personne cesse d’être membre de l’Association, l’Association peut conserver les renseignements généalogiques la concernant dans sa banque de données. La banque de données généalogiques n’inclut ni courriels, ni de numéro de téléphone ou de cellulaire, ni l’adresse complète des personnes.

7. Exactitude des renseignements personnels et correction des données

Il est de la responsabilité de chaque membre de fournir à l’Association une mise à jour de ses renseignements personnels, s’il y a lieu. L’Association n’est pas responsable des conséquences d’une absence de mise à jour des renseignements personnels d’un membre.

8. Mesures de protection

L’Association prend des précautions raisonnables dans le but de protéger les renseignements personnels de ses membres contre les fuites, contre une destruction accidentelle, une perte accidentelle, le vol de même que contre la consultation, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisée.

L’accès aux renseignements personnels des membres de l’Association n’est accordé qu’au président, au secrétaire et au trésorier membres du Conseil d’administration et au responsable du comité de généalogie, c’est-à-dire à des administrateurs qui doivent raisonnablement les connaître dans le cadre de leurs fonctions.

Aucun renseignement personnel concernant des membres de l’Association ne se retrouve sur le site web de l’Association, sans leur consentement, sauf les avis d’élection d’administrateurs et les avis de décès des membres.

Des procédures spécifiques ont été mises en place pour éviter et gérer au besoin les incidents de sécurité dans les meilleures conditions possible. La personne qui exerce la responsabilité de RPRP s’assure de leur efficacité.

Tout incident de rupture de confidentialité de renseignements personnels est répertorié et signalé à la Commission d’accès à l’information, le cas échéant.

9. Accès aux renseignements personnels

Tout membre en règle peut soumettre une demande d’accès écrite à la personne responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) de l’Association, Marie-France Chabot, en vue d’examiner et de corriger, le cas échéant, les renseignements personnels que l’Association a recueillis à son sujet, par courriel à l’adresse suivante mfchabot@sympatico.ca ou par la poste à l’adresse suivante :

Marie-France Chabot, RPRP
Association des Chabot
1961 boulevard René-Lévesque-ouest
Québec QC G1S1X8

Tout membre peut décider de cesser de recevoir des communications de l’Association en ne renouvelant pas sa cotisation à échéance ou en se désabonnant au moyen du courriel ou de l’adresse postale ci-haut indiqués.

À cette occasion, l’Association pourra demander au membre concerné de s’identifier de manière satisfaisante. Dans ce cas, toute information fournie sera utilisée uniquement à cette fin.