Réglements de L’Association

L’Association des Chabot s’est dotée de règlements dont la version actuelle a été approuvée à l’unanimité par les membres lors de la 10e assemblée générale annuelle qui a eu lieu à Sherbrooke le 24 septembre 2017.

Vous pouvez consulter les règlements en cliquant sur les différents onglets ci-dessous ou les télécharger au format PDF.

1. Dispositions générales

Article 1. Lexique

Dans le présent règlement, portant le numéro 1-2017, intitulé Règlements généraux, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par les mots :

  • Association ou organisme : l’Association des Chabot.
  • Acte constitutif : les Lettres patentes et les Lettres patentes supplémentaires de l’association, les règlements adoptés en vertu des articles 21 et 87 de la loi et les avis de l’article 32.
  • Assemblée : l’assemblée générale des membres.
  • Conseil : le conseil d’administration de l’organisme.
  • Chabot : tous les patronymes du nom de famille.
  • Journée : une journée de calendrier incluant les samedis, les dimanches et les jours fériés.
  • Membres : membres ordinaires et honoraires de l’organisme.
  • Membre en règle : membre dont l’adhésion n’est pas échue.
  • Administrateur : membre du conseil d’administration.
  • Dirigeants : les personnes occupant les fonctions de président, de vice-président, de trésorier et de secrétaire.
  • Règlements : tous les règlements de l’association et leurs amendements.

Article 2. Interprétation

Les présents règlements généraux se veulent conformes aux diverses dispositions légales qui régissent les organismes à but non lucratif, et plus particulièrement aux dispositions de la partie III de la Loi sur les Compagnies.

  • Sous réserve des définitions données à l’article 1, les définitions prévues à la Loi s’appliquent aux termes utilisés dans les règlements.
  • Règles d’interprétation
    À moins d’une disposition expresse au contraire ou à moins que le contexte ne l’indique autrement, les termes employés au singulier comprennent le pluriel, ceux employés au masculin comprennent le féminin, et ceux s’appliquant à des personnes physiques s’entendent aussi des personnes morales.
  • Primauté
    Sauf pour les définitions, en cas de conflit entre la Loi, l’acte constitutif (Lettres patentes) ou les règlements, la Loi prévaut sur l’acte constitutif et les règlements, et l’acte constitutif prévaut sur les règlements.

Ces règlements ont pour premier objectif de favoriser une vie associative et démocratique de qualité au sein de l’organisme.

Article 3. Dénomination sociale

Le nom de l’organisme est Association des Chabot

Article 4. Territoire

Le territoire de l’organisme couvre les territoires du Canada, des États-Unis et du Mexique.

Article 5. Siège social

Le siège social de l’association est situé dans la localité et à l’adresse déterminées par le conseil d’administration. Son adresse actuelle est:

Association des Chabot
3, rue De Gaulle
Lévis (Québec) G6V 3K9

2. Les membres

Article 7. Catégories de membres

Il existe deux catégories de membres au sein de l’organisme : les membres ordinaires et les membres honoraires.

Article 8. Membres ordinaires

Sont membres ordinaires de l’association toutes les personnes descendant des ancêtres Chabot, en ligne directe ou par ascendance, qui:

  • partagent les objectifs et la mission de l’organisme;
  • acceptent de respecter ses lettres patentes, ses règlements généraux et ses politiques;
  • demandent à devenir membre;
  • acceptent de payer la cotisation fixée par l’assemblée générale; et
  • sont acceptées par le conseil d’administration.

Seuls les membres ordinaires peuvent être élus au conseil d’administration.

Article 9. Membres honoraires

Le conseil d’administration peut octroyer le statut de membre honoraire à une personne qui a apporté une contribution exceptionnelle à l’association. Ces personnes sont dispensées de cotisation. Elles n’ont pas le droit d’être élues au conseil d’administration.

Article 10. Droits des membres

Tous les membres sont invités aux assemblées générales avec droit de parole. Tous les membres ordinaires et honoraires peuvent proposer, appuyer et voter des résolutions en assemblée.

Les membres peuvent être invités à participer au sein de comités mis sur pied par le conseil d’administration.

Article 11. Cotisation

Les membres ordinaires doivent payer un droit d’adhésion pour la première année, et une cotisation pour continuer à demeurer membre les années suivantes. Le droit d’adhésion et le montant de la cotisation sont proposés par le conseil d’administration qui les soumet à l’approbation de l’assemblée générale. Les montants de cotisation sont adoptés par l’assemblée générale à la suite de la recommandation du conseil d’administration.

Ces montants n’ont pas été modifiés depuis l’assemblée de fondation en 2007 :

  • Résidents canadiens : 25 $ par année et 110 $ pour 5 ans en dollars canadiens
  • Résidents hors Canada : 35 $ par année et 160 $ pour 5 ans en dollars américains.

La date d’échéance de la cotisation est le jour anniversaire de l’adhésion ou du renouvellement.de l’adhésion si la cotisation parvient à l’association plus de 92 jours après la date d’échéance.

Article 12. Registre des membres

Le secrétaire de l’organisme tient à jour ou voit à ce qu’un registre des membres en règle est tenu à jour. C’est ce registre qui tient lieu de liste officielle pour la convocation aux assemblées générales.

Article 13. Perte du statut de membre : démission, suspension, exclusion

Tout membre peut se retirer de l’association en le signifiant par écrit au conseil. Il peut être aussi suspendu ou exclu de l’organisme par résolution du conseil s’il ne respecte pas les règlements généraux et les politiques de l’organisme ou s’il a une conduite préjudiciable à la mission et aux orientations de celui-ci.

Un membre suspendu ou exclu doit être informé par écrit dans les quinze (15) jours suivant la décision. Celui-ci peut en appeler de cette décision au conseil, et demander à être entendu dans les trente (30) jours suivant l’envoi de sa demande. Le conseil a alors trente (30) jours pour rencontrer ce membre et rendre une décision finale et sans appel. Cette dernière décision sera communiquée par écrit au membre suspendu ou exclut dans les quinze (15) jours suivant la révision de la décision initiale.

3. L'assemblée générale

Article 14. Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle se tient dans les quatre mois qui suivent la fin de l’année financière à la date, à l’heure et à l’endroit déterminés par le conseil d’administration.

Article 15. Assemblée générale extraordinaire

Le conseil peut convoquer une assemblée extraordinaire sur le ou les sujets qu’il détermine. Seuls le ou les sujets inscrits à l’ordre du jour peuvent être discutés lors d’une telle assemblée.

Des membres ordinaires et honoraires, représentant au moins dix pour cent (10 %) des membres, peuvent demander par écrit (tous les requérants doivent signer la demande), au conseil de tenir une assemblée générale extraordinaire dans les délais de convocation prévus. À défaut de procéder, le conseil devra mettre à la disposition des requérants le registre des membres afin qu’ils convoquent eux-mêmes l’assemblée.

Article 16. Avis de convocation

Les membres doivent recevoir l’avis de convocation, selon la méthode retenue par le conseil, au moins vingt jours avant la date de la tenue de toute assemblée. Cet avis doit contenir les informations suivantes : le lieu, la date, l’heure et l’ordre du jour proposé — ou imposé pour une assemblée extraordinaire — ainsi que les propositions de changements, s’il y a lieu, aux règlements généraux ou aux lettres patentes.

Les irrégularités affectant l’avis de convocation ou son expédition, l’omission involontaire de donner un tel avis ou le fait qu’un tel avis ne parvienne pas à un membre n’affectent en rien la validité d’une assemblée des membres.

La présence d’un membre à l’assemblée couvre le défaut d’avis de convocation quant à ce membre.

Article 17. Présidence d’assemblée

C’est le président du conseil d’administration, ou le vice-président en son absence, qui assume généralement la présidence d’assemblée. Le conseil peut toutefois désigner exceptionnellement une personne extérieure à l’organisme ou un membre de l’association pour assumer cette tâche. Celle-ci devra être confirmée par résolution de l’assemblée.

Article 18. Quorum

Le quorum de l’assemblée est fixé à 10 % des membres. Le quorum doit être respecté tout au long de l’assemblée. Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée est ajournée à une date ultérieure et le quorum de la nouvelle assemblée sera constitué par les membres présents et un nouvel avis de convocation n’est pas nécessaire.

Article 19. Vote

Un membre n’a droit qu’à une seule voix.

Tous les membres ont droit de vote. Les votes par procuration ne sont pas admis. Sauf pour l’élection et la destitution des administrateurs qui se font au scrutin secret, tous les votes se donnent à la main levée à moins que cinq membres ne fassent la demande d’un vote secret et que leur demande soit confirmée par résolution de l’assemblée.

Article 20. Prise de décision

Les décisions se prennent à la majorité simple, soit la majorité des voix exprimées lors d’un vote, sauf pour les exceptions prévues aux lois et aux règlements. En cas d’égalité des voix, la proposition est rejetée.

Article 21. Rôles et pouvoirs de l’assemblée générale

  • Ratifier les modifications proposées aux règlements généraux et adopter les modifications aux lettres patentes;
  • Élire ou destituer les administrateurs;
  • Nommer l’auditeur financier;
  • Adopter les procès-verbaux de l’assemblée;
  • Recevoir le rapport d’activités et en accuser réception;
  • Recevoir le rapport financier de l’année écoulée et en accuser réception;
  • Recevoir le budget pour l’année en cours et en accuser réception;
  • Fixer la cotisation des membres;
  • Recevoir les orientations de l’organisme pour l’année à venir et en accuser réception;
  • Confier des mandats au conseil d’administration.
4. Le conseil d'administration

Article 22. Composition et règles d’éligibilité

Le conseil est composé de sept membres ordinaires élus lors de l’assemblée générale annuelle. Leurs sièges sont numérotés de 1 à 7; les sièges 1, 3, 5 et 7 sont à pourvoir lors de l’assemblée générale annuelle des années impaires tandis que les sièges 2, 4 et 6 le sont lors des années paires.

Les personnes qui acceptent d’être candidates ne doivent être frappées d’aucun interdit prévu par la loi.

Article 23. Procédure d’élection

23.1 Mises en candidature

Tous les membres désireux de poser leur candidature pour un poste d’administrateur n’ont qu’à le mentionner au plus tard au moment de l’élection.

Les candidats absents au moment de l’élection doivent avoir préalablement fait acte de candidature par écrit.

23.2 Élection

L’assemblée générale nomme un président d’élection et deux scrutateurs.

Le président d’élection informe l’assemblée de la procédure d’élection, du nombre de postes à pourvoir; il nomme les personnes dont le mandat se termine et informe l’assemblée de l’intention de ces dernières de solliciter ou non un nouveau mandat.

Il invite ensuite tout membre présent dans la salle souhaitant devenir administrateur à manifester son intention.

Il demande à chaque personne ayant manifesté son intention d’être candidate de confirmer qu’elle maintient sa candidature.

Il demande ensuite aux membres présents de proposer et d’appuyer la candidature des personnes désireuses de devenir administrateurs de l’association.

Si le nombre de personnes maintenant leur candidature est égal ou inférieur au nombre de postes à pourvoir, le président d’élection déclare élues par acclamation les personnes ayant maintenu leur candidature. Si des postes restent non pourvus, le conseil verra à les pourvoir dans les meilleurs délais.

Si le nombre de personnes maintenant leur candidature est supérieur au nombre de postes à pourvoir, le président d’élection procède à un scrutin secret auquel tous les membres présents ont droit de vote.

Après le dépouillement, le président d’élection déclare élues les personnes ayant recueilli le plus de votes. Le nombre de votes recueillis par chaque personne mise en candidature demeure confidentiel, et le président d’élection détruit les bulletins de vote après la déclaration d’élection des personnes qui ont obtenu le plus de votes.

Article 24. Durée des mandats

Le mandat d’un administrateur est de deux ans et il est renouvelable.

Trois administrateurs sont élus lors des années impaires et les quatre autres le sont lors des années paires. Exceptionnellement, pour l’élection du 24 septembre 2017, un administrateur sera élu pour une période d’un an pour occuper le siège numéro 6, créé par le présent règlement.

Article 25. Rôles et pouvoirs du conseil

Le conseil d’administration, sous réserve des pouvoirs qui sont dévolus par la loi et des pouvoirs strictement réservés à l’assemblée générale, a toute autorité dans la gestion générale de l’association. Il doit notamment :

  • Administrer les affaires de l’organisme;
  • Admettre les membres, les suspendre ou les exclure le cas échéant;
  • Nommer les dirigeants;
  • Préparer les assemblées générales;
  • Assurer la mise en oeuvre des décisions de l’assemblée générale;
  • Consulter les membres sur le montant de la cotisation et les orientations de l’organisme;
  • Approuver les états financiers périodiques et annuels de même que les prévisions budgétaires périodiques et annuelles;
  • Assurer les représentations extérieures;
  • Mettre sur pied des comités et définir leur mandat, leur composition et leur durée;
  • Approuver les politiques de l’organisme;
  • Adopter les modifications aux règlements et aux lettres patentes et les soumettre à l’assemblée générale pour ratification;
  • S’assurer de la qualité de la vie associative et démocratique au sein de l’organisme.

Article 26. Démission d’un administrateur

Un administrateur peut démissionner en tout temps de son poste en faisant parvenir une lettre de démission au conseil. Sa démission entre en vigueur au moment de la réception de sa lettre par l’association.

Un administrateur est réputé avoir démissionné s’il s’absente à trois réunions consécutives du conseil sans avoir indiqué de motifs valables.

Article 27. Destitution d’un administrateur

Conformément aux Lettres patentes de l’organisme, l’assemblée des membres peut destituer un administrateur par voie de résolution. L’administrateur visé par cette résolution devra avoir la possibilité d’être entendu lors de cette assemblée avant la tenue du vote.

Article 28. Postes vacants

Le conseil s’assure de pourvoir, par voie de résolution, les postes vacants. L’administrateur ainsi nommé demeure en fonction pour la durée non écoulée du mandat de la personne qu’il remplace.

Article 29. Indemnisation des administrateurs

Les administrateurs peuvent être remboursés, selon les règles établies par le conseil, des dépenses effectuées dans l’exercice de leurs fonctions : frais de déplacement, frais de repas, frais d’hébergement, etc.

De plus, l’organisme doit détenir une assurance responsabilité afin de protéger les administrateurs de toute action, procédure ou poursuite intentée contre lui en raison d’actes faits, au nom de l’organisme, dans l’exercice de sa fonction d’administrateur, à moins que les procédures intentées résultent de sa faute personnelle.

Article 30. Rémunération des administrateurs

Les membres du conseil ne peuvent être rémunérés pour les tâches effectuées à titre d’administrateur.

Article 31. Nombre de réunions

Le conseil se réunit autant de fois qu’il le juge nécessaire pour assurer la bonne marche de l’organisme. Toutefois, un minimum de quatre réunions doit être tenu durant l’année financière.

Les rencontres tenues par conférence téléphonique, par vidéoconférence ou par Internet sont valides.

Article 32. Rôle et responsabilités des administrateurs

Ils sont responsables du bon fonctionnement des comités, sont les porte-parole des membres au conseil. Les administrateurs s’intégreront dans les comités ou se verront confier tout autre mandat par le conseil.

Article 33. Quorum

Il y a quorum si quatre administrateurs sont présents.

Article 34. Prise de décision

Toutes les questions soumises au conseil sont décidées à la majorité simple des voix exprimées. Tous les administrateurs ont un droit de vote, aucun vote prépondérant n’est accordé, et le vote par procuration n’est pas permis.

Une résolution signée par chaque administrateur ou acceptée par chacun d’entre eux, au téléphone ou par courriel, a la même valeur que si elle avait été adoptée lors d’une séance.

Article 35. Conflit d’intérêts

Chaque administrateur doit révéler un conflit d’intérêt réel ou apparent entre ses intérêts personnels et ceux de l’association, et ce, sous peine de déchéance de sa charge. Une fois cette information révélée, il doit s’abstenir de siéger au conseil lorsque ce point est abordé, s’abstenir de délibérer sur cette question et s’abstenir de participer à la décision.

Article 36. Confidentialité

Les administrateurs doivent conserver la confidentialité sur toute information dont ils ont connaissance dans l’exercice de leurs fonctions, et ce, même lorsqu’ils les auront quittées. Ils pourront diffuser certaines informations si le conseil les y autorise par voie de résolution.

5. Les dirigeants

Article 37. Nomination des dirigeants

Lors de la première séance du conseil d’administration qui suit immédiatement l’assemblée générale annuelle, les administrateurs désignent par résolution les dirigeants de l’organisme. Leur mandat est d’une durée d’un an.

Article 38. Rôles des dirigeants

38.1 Président

Le président préside les rencontres du conseil et les assemblées de membres, et il fait partie d’office des comités mis sur pied par le conseil. Il est le porte-parole de l’organisme, il signe avec le secrétaire les documents engageant la responsabilité de l’organisme, et il s’assure de l’application des décisions du conseil et de l’assemblée générale. Il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil.

38.2 Vice-président

Il remplace le président en cas d’absence de celui-ci, et il assure toutes les responsabilités qui lui incombent. Il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil.

38.3 Secrétaire

Le secrétaire rédige ou s’assure que sont rédigés les procès-verbaux du conseil et des assemblées générales. Il convoque les réunions du conseil et les assemblées générales. Il a la garde des archives, des livres, des procès-verbaux et du registre des membres de l’organisme; ces documents doivent être conservés au siège social. Il signe, avec le président, les documents engageant la responsabilité de l’Association. Il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil. Il exécute tout autre mandat que peut lui confier le conseil, dont celui de trésorier.

38.4 Trésorier :

Le trésorier s’assure de la bonne administration financière de l’association. Il doit :

  • rendre compte au conseil de la situation financière de l’organisme;
  • s’assurer de la tenue et de la conservation de livres de comptes et de registres comptables adéquats;
  • ne laisser examiner ces livres et ces registres que par les personnes autorisées à le faire;
  • exécuter tout autre mandat que peut lui confier le conseil, dont celui de secrétaire.

Article 39. Démission, expulsion d’un dirigeant

Un dirigeant peut démissionner de son poste en le signifiant par écrit au conseil qui verra à pourvoir le poste vacant dans les meilleurs délais.

Le conseil peut démettre, par voie de résolution, un dirigeant de sa fonction s’il considère que celui-ci n’assume pas ses tâches de façon adéquate. Ce dirigeant conserve cependant son poste d’administrateur.

Article 40. Rémunération

Les dirigeants ne peuvent être rémunérés pour les tâches accomplies dans l’exercice de leurs fonctions. Ils peuvent toutefois être remboursés pour des dépenses reliées à leurs tâches selon la politique établie par le conseil.

6. Autres dispositions

Article 41. Comités

Le conseil peut mettre sur pied des comités de travail dont il détermine le mandat, la composition, la durée ainsi que les ressources qui leur sont attribuées.

Ces comités relèvent du conseil et peuvent lui émettre des recommandations.

Article 42. Année financière

L’année financière de l’organisme va du 1er juin d’une année au 31 mai l’année suivante.

Article 43. Examen sommaire des livres

Un auditeur externe est nommé chaque année par l’assemblée générale annuelle. Son mandat est de procéder à l’examen sommaire des livres, de dresser les états financiers le plus tôt possible après la fin de l’année financière, et de les soumettre au conseil pour adoption.
Le conseil détermine les honoraires de l’auditeur.

Si l’auditeur cesse de remplir ses fonctions en cours de mandat, le conseil peut désigner un autre auditeur jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle.

Article 44. Transactions bancaires

Le conseil désigne l’institution financière avec laquelle l’Association effectue ses transactions bancaires et l’informe des personnes autorisées à signer les chèques et autres effets.

Article 45. Signatures d’effets et de contrats

Tous les chèques et autres effets bancaires doivent être signés par au moins deux personnes désignées par le conseil.

Les contrats et autres documents doivent, au préalable, être approuvés par le conseil et ensuite signés par le président et le secrétaire de l’organisme.

Article 46. Changements aux règlements

Tout changement doit d’abord être adopté à la majorité simple par le conseil qui peut, s’il le juge à propos, les mettre en vigueur le jour même de cette adoption. Ces changements sont valides jusqu’à leur ratification par les membres en assemblée générale. Si ces changements ne sont pas ratifiés à la majorité simple, ils cessent alors d’être en vigueur.

Certains changements, tels que la composition du conseil d’administration, la mise en place d’un comité exécutif et la détermination de ses pouvoirs doivent être ratifiés par une majorité des deux tiers.

Article 47. Emprunts

Le conseil peut lorsqu’il le juge opportun, et par voie de simple résolution :

  • faire des emprunts sur le crédit de l’organisme;
  • hypothéquer les immeubles ou les meubles;
  • donner en gage les biens meubles de l’organisme ou donner ces diverses espèces de garanties, pour assurer le paiement des emprunts faits autrement que par émission d’obligations, ainsi que le paiement ou l’exécution des autres dettes, contrats et engagements de l’organisme.

Article 48. Dissolution

Une demande de dissolution de l’organisme requiert un vote des deux tiers des membres présents à une assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin.

Article 49. Abrogation du règlement numéro 1

Le présent règlement, portant le numéro 1-2017, et intitulé Règlements généraux, abroge et remplace le Règlement numéro 1, intitulé Règlements généraux, adopté par l’assemblée générale de fondation du 14 octobre 2007 et tous ses amendements.

Annexe

Article 11 des règlements généraux en vigueur : Texte intégral des deux derniers paragraphes

Archiviste-généalogiste : L’archiviste-généalogiste est responsable de la confection du dictionnaire généalogique et de la rédaction de l’histoire de la famille. Il voit à recueillir tous les documents, films, photos, découpures de journaux, etc. qui constituent les archives de l’ASSOCIATION, voit à leur classement et les dépose en lieu sûr, éventuellement aux Archives nationales du Québec.

Il voit également à les transférer sur disque rigide (CD ou DVD).

 

Adoption

Adopté à la séance du conseil d’administration du 8 mai 2017.

Approuvé à l’unanimité des membres présents à la dixième assemblée générale annuelle de l’association tenue à La halte des pèlerins à Sherbrooke, le 24 septembre 2017.

Copie authentique

Armoiries Association des Chabot

L’Association des Chabot

Le but de l’Association des Chabot est de faire connaître l’histoire de nos ancêtres ainsi que de leurs nombreux descendants en Amérique, afin de créer et de maintenir un lien entre les Chabot du monde entier.

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